Komisyon üyeleri arasındaki özel mesajları istedim; haberleşme gizliliğiyle resmi toplantı tutanağı aynı kapsamda mı?

Aynı kapsamda oldukları peşinen söylenemez. Kurumun düzenlediği resmî toplantı tutanağı ile kişilerin özel haberleşmesi farklı hukuki nitelik taşıyabilir. Bilgi Edinme Hakkı Kanunu, haberleşmenin gizliliğini ihlal edecek bilgi ve belgeleri kapsam dışında bırakır. Bunun yanında elektronik ortamda kaydedilmiş kurumsal veriler de belge tanımına girebilir; bir kaydın mesaj biçiminde olması tek başına ne mutlaka açık ne de mutlaka kapalı olduğunu gösterir.

Önce ne istediğinizi ayırın: Toplantının resmî tutanağı mı, idarenin kayıtlarında bulunan karar hazırlık yazışması mı, yoksa üyelerin kişisel hesaplarındaki özel konuşmaları mı? Kurumun elindeki mevcut kaydı istemekle, kişisel hesaplara erişilerek yeni bir dosya oluşturulmasını istemek aynı değildir. Başvurunuzu elinizdeki toplantı tarihi ve konu bilgisiyle tanımlanabilen kurumsal belgelere yöneltin; özel hesaplara izinsiz erişmeye çalışmayın.

Resmî tutanakta da açıklanamayacak kişisel veya başka korunan bilgiler bulunabilir; bu durumda ayrılabilir kısmın verilmesi değerlendirilir. Tersine, kamulaştırma hakkında yazılmış her mesajın sırf konusu kamu işi diye özel haberleşme korumasını kaybettiğini varsaymayın. İdare kaydın neden haberleşme gizliliği kapsamına girdiğini veya başka bir istisna nedeniyle verilmediğini, korunan içeriği açıklamadan gerekçelendirmelidir.

Amacınız toplantıda hangi kararın alındığını öğrenmekse, önce karar ve resmî tutanak ile bunların eklerini isteyin. Bu, bütün özel konuşmaların dökümünü istemekten daha belirli bir taleptir; ancak tutanağın da mutlaka eksiksiz açıklanacağı garantisi değildir. Hangi kayıt mevcut, hangisi istenen kapsamda ve hangi bölümü açıklanabilir sorularına ayrı cevap verilmesini sağlayın; ret yazısını ve başvuru kayıtlarını koruyun.