Başvurduğum kurum belgelerin başka idarede olduğunu söyledi; başvurumu iletmesini isteyebilir miyim?

Evet. Bilgi edinme başvurusunda istediğiniz kayıt başka bir kurum veya kuruluşta bulunuyorsa, kanun başvurunun o kuruma gönderilmesini ve bunun size yazılı bildirilmesini öngörür. Bu nedenle yalnız “bizde yok, başka yere sorun” şeklindeki sözlü yönlendirmeyle yetinmeyip başvurunuzun ilgili kuruma iletilmesini ve gönderim bilgisini isteyebilirsiniz. Önce gerçekten bilgi veya belgeye erişim talebi yaptığınızdan emin olun; her farklı tür başvuru aynı usule tabi değildir.

İlk başvurunuzun metnini, eklerini ve alındı kaydını saklayın. Cevapta başka idare gösterilmişse, hangi belgenin o idarede bulunduğunu ve başvurunun hangi tarih ve sayı ile gönderildiğini sorun. Bir dosyanın bazı belgeleri başvurduğunuz kurumda, bazıları başka yerde olabilir. Bütün talebin tek cümleyle dışarı yönlendirilmesi yerine, hangi kısmın hangi kurumca karşılanacağının açıklanmasını isteyin.

Başvuruyu alan ikinci kurumdan kaydın ulaşıp ulaşmadığını ve hangi birimde işlendiğini takip edebilirsiniz. Belgeler iki kurum arasında gidip geliyorsa, her kurumun yazısını ve gönderim tarihini birlikte göstererek kaydın hangi kurumda tutulduğunun netleştirilmesini isteyin. Kanun, kurumun elindeki veya görevi gereği elinde bulunması gereken kayıtları esas alır; “başka kurum yapmıştır” tahminiyle belgenin gerçekten orada bulunduğunu doğrulanmış kabul etmeyin.

Bu iletme yükümlülüğünü kamulaştırmanın iptali, bedel itirazı veya satın alma görüşmesine katılma başvurusunun mutlaka doğru yere ve süresinde yapılmış sayılmasıyla karıştırmayın. Bilgi talebinin sevki, başka işlemlerdeki başvuru sürelerini kendiliğinden güvenceye almaz. Yanlış kurumla yazışma ortaya çıktıysa asıl süreli işlemin yetkili muhatabını ayrıca kontrol edin; belgeyi beklediğiniz için mahkeme evrakını işlemsiz bırakmayın.