İdare dosya arşivde diye hiç araştırma yapmadan reddediyor; görev gereği bulunması gereken kayıtlar bakımından ne sormalıyım?

Belgenin arşivde olması, tek başına Bilgi Edinme Hakkı Kanunu’nda sayılan bir ret gerekçesi değildir. Başvuru, kurumun elinde bulunan veya görevi gereği bulunması gereken mevcut kayıtlarla ilgilidir. Arşivdeki mevcut bir kararın yerinin araştırılmasıyla sizin için yeni bir teknik analiz veya hukuki görüş üretilmesi aynı şey değildir. İdareden belgenin hangi kayıt ve arşiv üzerinden araştırıldığını açıklamasını isteyebilirsiniz.

Kararın tarihini, sayısını, ilgili parseli ve varsa başka yazıda o karara yapılan atfı sunun. Bu bilgiler aranan kaydın belirlenmesini kolaylaştırır; eski tarihli bir atıf, belgenin bugün mutlaka aynı yerde bulunduğunun kesin kanıtı değildir. Kararın aslıyla farklı birime gönderilmiş örneğini, eklerini ve dosya devir kayıtlarını ayırarak sorabilirsiniz. “Arşivde” cevabının erişim için araştırma yapıldığı mı, yoksa araştırmadan reddedildiği mi anlamına geldiğini netleştirin.

Belge aynı kurumun başka bir biriminden sağlanacaksa kanundaki uzatma koşulları ve zamanında yazılı bildirim kuralı uygulanabilir; bu durum süresiz bekleme anlamına gelmez. Kayıt başka bir kurum veya kuruluştaysa başvurunun ilgili kuruma gönderilmesi ve size bilgi verilmesi kuralını hatırlatabilirsiniz. İdarenin elinde olmayan yeni bir inceleme ürünü istemekle, başka yerdeki mevcut kayda yönlendirilmek farklıdır.

Belgenin bulunamadığı veya kaybolduğu söylenirse bu cevabı yazılı alın; hangi kayıt ve örneklerin araştırıldığının açıklanmasını isteyin. Bilgi edinme başvurusu, kayıp bir belgenin içeriğinin tahminle yeniden oluşturulacağı garantisi değildir. Belgenin yokluğu da tek başına kamulaştırma kararının hiç alınmadığını kanıtlamaz. Başvuru ve arşiv cevaplarını, elinizdeki atıf ve nüshalarla birlikte koruyarak sonraki işlemlerde somut çelişkiyi gösterin.