Kamulaştırma nedeniyle işyeri arşivini taşıyoruz; kaybolan müşteri belgelerini tazminat dışında nasıl koruma altına almalıyız?

Kaybolan müşteri belgeleri için yalnız nakliyeciden para istemekle yetinmeyin. Belgelerde kişisel veri varsa, bunların korunması ve yetkisiz kişilerin eline geçme ihtimalinin değerlendirilmesi ayrı bir sorumluluktur. Önce hangi dosyaların eksik olduğunu, en son kimde görüldüğünü ve kaybı ne zaman öğrendiğinizi belirleyin. Müşteri arşivinin taşınması, işyerinin veri güvenliği yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.

Kişisel verilerin hukuka aykırı biçimde başkalarınca elde edildiği bir ihlal söz konusuysa veri sorumlusunun bildirim yükümlülüğü gündeme gelir. Kurula bildirim, ihlalin öğrenilmesinden itibaren gecikmeksizin ve en geç yetmiş iki saat içinde yapılmalıdır. Her bilginin henüz tamamlanmamış olması beklemek için genel bir gerekçe değildir; bilgiler gecikmeden aşamalı sunulabilir. Haklı nedenle geç kalınmışsa gecikme nedeni de açıklanır. Yalnız kayıp şüphesiyle kesin ihlal tespitini birbirine karıştırmadan değerlendirmeyi hemen başlatın.

Etkilenen kişiler belirlenince onlara da makul olan en kısa sürede bilgi verilmesi gerekir; Kurula ilişkin süreyi kişilere bildirim için otomatik ve ayrı bir bekleme hakkı saymayın. Açıklamada ne zaman ne olduğu, etkilenen veri türleri, olası sonuçlar, alınan veya önerilen önlemler ve bilgi alınacak iletişim yolu anlaşılır biçimde yer almalıdır. Bildirimin kendisi yeni bir ifşaya dönüşmesin; kayıp müşteri listesini herkese açık biçimde paylaşmayın.

Nakliyeciden teslim ve erişim kayıtlarını isteyin, kalan arşivi güvene alın ve olayın etkileriyle alınan önlemleri kaydedin. Firma sizin adınıza veri işleyen konumundaysa onun da ihlali size gecikmeden bildirme yükümlülüğü vardır; bu görev ayrımını netleştirin. Kayıp dosyaları yeniden oluşturma, gerekli bildirimleri yapma ve taşıma zararını talep etme ayrı işlerdir. Belgeler sonradan bulunduğunda da kimlerin erişebildiği ve hangi riskin devam ettiği değerlendirilmeden dosyayı kapatmayın.