Kararı veren kurulda toplantı veya karar yeter sayısına uyulmadığını düşünüyorum; hangi kayıtları istemeliyim?

Kararı alan kurulun o toplantıdaki yasal üye sayısını, toplantıya kimlerin katıldığını ve kaç kişinin hangi yönde oy verdiğini gösteren kayıtları isteyin. Yalnız kararın sonuç sayfası veya size gönderilen üst yazı, toplantı ve karar yeter sayısını kontrol etmeye yetmeyebilir. Önce kararın hangi kurula ait olduğunu belirleyin; bütün kamu kurullarına uygulanabilecek tek bir yeter sayı kuralı yoktur.

İlgili idareye kararın tarih ve sayısını belirterek imzalı karar örneği ile varsa toplantı tutanağı, katılım/yoklama kaydı, oylama sonucu ve karşıoy gerekçelerinin örneklerini sorun. O tarihte görevli üyeleri gösteren seçim, atama veya görevlendirme kayıtları da kimlerin oy kullanabileceğini anlamaya yardımcı olur. Toplantıda bulunan teknik personel ile oy hakkı olan kurul üyesini aynı saymayın; toplantıya katılma engeli bulunan biri olup olmadığı da ayrıca kontrol edilmelidir.

Örneğin Belediye Kanunu’na tabi belediye encümeni, üye tam sayısının yarısından fazlasıyla toplanır ve katılanların yarısından fazlasıyla karar verir. Oylar eşitse başkanın bulunduğu taraf çoğunluk sayılır; çekimser oy kullanılamaz. Kararı başkan ve toplantıya katılan üyeler imzalar, karşı çıkanlar gerekçelerini açıklar. Bu kuralı belediye meclisine veya başka bir kurumun yönetim kuruluna aynen taşımayın; onların kuruluş ve toplantı hükümleri ayrıca incelenir.

Mevcut kayıtları açıkça tarif ederek bilgi edinme başvurusu yapabilirsiniz. Açıklanması yasak bilgi varsa ayrılabilir kısmın verilmesini; ret halinde gerekçe ve başvuru yollarının bildirilmesini isteyin. Belgelerde somut bir eksiklik görürseniz hangi üyenin, imzanın veya oyun sorun oluşturduğunu göstererek hukuki inceleme yaptırın. Kayıt istemeniz işlemi kendiliğinden durdurmaz; mahkeme tebligatı geldiyse belge cevabını bekleyerek dava süresini geçirmeyin.